Drugą zasada obdarowywania upominkami reklamowymi (mogą być nimi np. kalendarze firmowe) mówi o wykorzystywaniu okazji. Jak mówi powiedzenie, każda okazja jest dobra. Lecz nie możemy przesadzać. W żadną stronę. Dobrymi okazjami na upominki reklamowe są: Boże Narodzenie, targ, wystawy, urodziny klientów, rocznice firmowe, pokazy czy Nowy Rok (wtedy obowiązkowo dajemy kalendarz).
Najlepsze okazje do obdarowania ważnego klienta jakimś prezentem będą podziękowania za zawarcie ważnej umowy, pomoc w nawiązaniu współpracy, rozwiązanie problemu, wspólną realizację ważnego projektu. Możemy też podziękować za terminowe uiszczenie zapłaty.
Okazją będą też gratulacje z okazji zdobycia prestiżowej nagrody branżowej albo ogólnobiznesowej o zasięgu ogólnopolskim czy światowym. Upominek możemy wręczyć też z okazji otwarcia nowego biura, sfinalizowania dużej umowy.
Pamięć o kliencie najlepiej okazać także przy okazji ważnych dla niego rocznic, np. podpisania umowy z naszą firmą. Standardem jest prezent ofiarowywanie prezentu podczas przeprosin, np. za odwołane spotkanie.
Upominki trzeba wybierać mądrze. Kalendarz firmowy nie może być prezentem w środku roku. Ale np. kalendarze książkowe dla pracowników kontrahenta na nowy rok rozliczeniowy (styczeń albo w ciągu roku - w zależności od państwa) sprawdzają się znakomicie.
, a kartka papieru nie zaszeleści przy przewracaniu stronicy. A dla niektórych czytelników jest to niezwykle ważne. Znaczącą pozytywną cechą jaką mają e-booki jest możliwość odsłuchiwania pozycje.
, jakie posiadają ochotę lub są oraz dodatkowo zmuszeni przez przepisy tyczące się zdawania prac dyplomowych, posiadają sposobność wystarać się o twardą oprawę z namalowanym złotym napisem "praca licencjacka".
Uwzględnienie wymienionych kwestii stanowi podstawę do wytwarzania idei reorganizacji pracy biurowej i jest fundamentem do przemian organizacyjnych usługowych jednostek gospodarczych.